home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / CATAGING / FORANTIQ.LZH / APPNDX.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-02-22  |  8KB  |  240 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.      A P P E N D I X
  7.  
  8.  
  9.  
  10.      FOR ANTIQUE DOCUMENTS
  11.      Version 2.00
  12.  
  13.  
  14.      INTRODUCTION
  15.  
  16.  
  17.  
  18.      FOR ANTIQUE DOCUMENTS is three level software designed for 
  19.      use by people who collect rare/antique documents.  For 
  20.      Antique Documents allows you to catalog a collection and then 
  21.      locate all of the documents written by a specific person or 
  22.      to a specific person.    You can also cross reference the 
  23.      information about each document finding, for example, 
  24.      everything written by a specific person in 1786 and sent to 
  25.      New York.
  26.  
  27.      Another nice feature of For Antique Documents is that it 
  28.      provides a document viewing feature.  This allows you to read 
  29.      up to 500 lines of the a document.  A search feature will 
  30.      find any word or phrase within the document.  You can even 
  31.      print the document or portions of it.    (See section on the 
  32.      Document View).
  33.  
  34.  
  35.      Please note that For Antique Documents is different from our 
  36.      other specialty database software in that the third level 
  37.      provides a document view function instead of additional 
  38.      fields.
  39. +
  40.      THE THREE LEVELS OF FOR ANTIQUE DOCUMENTS
  41.  
  42.  
  43.      The three levels of For Antique Documents are: Collector, 
  44.      Detail, and Document.    Each level provides progressively a 
  45.      greater detail of information that can be stored for each 
  46.      document.
  47.  
  48.      The following is a list of the information that can be 
  49.      entered at each level.  
  50.  
  51.  
  52.      Collector      Detail            Document
  53.  
  54.      Date          Date                Date
  55.      Sender       Sender            Sender
  56.      Recipient      Recipient            Recipient
  57.      Type          Type                Type
  58.      Description*      Description*            Description*
  59.      Description      Description            Description
  60.  
  61.               Sender Location*        Sender Location*
  62.               Recipient Location*        Recipient Location*
  63.               Other*            Other*
  64.               Value*            Value*
  65.               Original Cost*        Original Cost*
  66.               Condition*            Condition*
  67.               Path/Filename*        Path/Filename*
  68.               Description 1*        Description 1*
  69.               Description 2*        Description 2*
  70.  
  71.                             The third screen
  72.                             provides document
  73.                             view and search
  74.                             capabilities.
  75.  
  76.  
  77.      The line names marked with an astericks (*) can be changed to 
  78.      suit your specific requirements.
  79. +
  80.      The following are descriptions of what I use each line for.  
  81.      You are not limited to this information.  You can enter 
  82.      anything on any line and For Antique Documents will still be 
  83.      able to conduct correct searches and sorts.  
  84.  
  85.  
  86.      Collector Level
  87.  
  88.      Date - the date of the document.
  89.  
  90.      Sender - the name of the person who sent or wrote the 
  91.      document.  You can also include the sender's location (i.e. 
  92.      city, state and/or country).  You can also include 
  93.      information such as the sender's title and something about 
  94.      who he/she is.
  95.  
  96.      Recipient - the name of the person to whom this document was 
  97.      sent.    You can also include the recipient's location.
  98.  
  99.      Type - identify the type of document.    Types could include 
  100.      letter, contract, purchase order, proclamation, memo, etc.  
  101.      This line has been made long enough to provide room to start 
  102.      a description, if you want to have three description lines on 
  103.      the first screen.
  104.  
  105.      Description - two lines are provided for a description of the 
  106.      document and/or its contents.    The first of these is user 
  107.      definable allowing it to be retitled for other uses.
  108.  
  109.  
  110.      Detail Level
  111.  
  112.      Sender Location - the city, state or province and country the 
  113.      document was sent from.  Although this information can be 
  114.      included with the sender's name, this line provides room for 
  115.      greater detail.  You could even identify a specific street or 
  116.      building.
  117.  
  118.      Recipient Location - Same as for the sender's Location line.
  119. +
  120.      Other - you can enter whatever information you feel is 
  121.      useful.
  122.  
  123.      Value - current market value of this document (important for 
  124.      insurance purposes).
  125.  
  126.      Original Cost - the amount you paid for the document.
  127.  
  128.      Condition - describe the physical condition of the document.
  129.  
  130.      Path/Filename - if you have a copy of the document on your 
  131.      disk, this line is used to identify the filename for the 
  132.      document and the path to the directory it is stored in.  
  133.      Documents need to be in ASCII with a carriage return at the 
  134.      end of each line in order to be displayed by the document 
  135.      view function.
  136.  
  137.      Description 1 & 2 - these lines can be used to further 
  138.      describe the content of the document.    You could also use the 
  139.      Customize feature to rename one of these lines and use it to 
  140.      identify, for example, the source from which you obtained the 
  141.      document (so you can return in the future to see if there are 
  142.      more) or potential sources, if this is a document you want to 
  143.      obtain.
  144.  
  145.  
  146.      Document Level
  147.      DOCUMENT VIEW
  148.  
  149.      The document level will display the document whose filename 
  150.      and path are included in the Collector level (line six).  The 
  151.      document must be in ASCII with a carriage return at the end 
  152.      of each line.
  153.  
  154.      You can access this feature from the Collector level screen 
  155.      by holding down the CTRL key and pushing PgDn.  You can also 
  156.      set the software for use at the Document level and then use 
  157.      the PgDn key to get to the document view function.
  158. +
  159.      Once the document is on the screen you can search it for any 
  160.      word or phrase by pushing F6 and the entering the word or 
  161.      phrase you want to find.
  162.  
  163.      You can print the portion of the document that is shown on 
  164.      the screen by pushing F1.  You can print the entire document 
  165.      by pushing F2.
  166.  
  167.      You can browse through the document by pushing the PgDn and 
  168.      PgUp keys.    Pushing the END key will bring you directly to 
  169.      the end of the document.  Pushing the HOME key will return 
  170.      you to the beginning of the document.
  171. +
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.      INFORMATION ABOUT FILES
  179.  
  180.  
  181.      For Antique Documents creates a separate file for the 
  182.      Collector and Detail levels.  If both levels are used, fewer 
  183.      entries can be stored in a given space.  The following chart 
  184.      provides a rough estimate of the number of entries that can 
  185.      be put within a certain space (360K is the space on a double 
  186.      sided, double density floppy disk):
  187.  
  188.  
  189.                           Indexed      Indexed 
  190.             360K     1 Megabyte    360K     1 Megabyte
  191.  
  192.      Collector    1000       2800      500       1425
  193.  
  194.      Detail      500       1425      350        950
  195.  
  196.  
  197.  
  198.      For Antique Documents also needs to use a data file called 
  199.      ANTIQUE.DCS.  This file should always remain on the same 
  200.      floppy, or in the same directory as the DOCSPGM.EXE program.  
  201.      This file is used to store the settings used by DOCSPGM.EXE.
  202.  
  203.      The ANTIQUE.DCS file is very important.  This file also 
  204.      contains the information used by the security system.    If 
  205.      this file should be erased from the disk you're using, you 
  206.      will not be able to use the software.    You can regain access 
  207.      by copying ANTIQUE.DCS from a backup disk (you may need to 
  208.      reset the filename).
  209.  
  210.      We have also provided a utility called RESET.EXE.  If you've 
  211.      lost your ANTIQUE.DCS file, run RESET.EXE to build a new 
  212.      ANTIQUE.DCS and regain access.  Since RESET.EXE resets the 
  213.      security codes you should store the disk containing it in a 
  214.      safe place.
  215. +
  216.      In creating data files For Antique Documents using the 
  217.      following method:
  218.  
  219.        The Collector level data file has an extension of .DAT
  220.  
  221.        The Advanced level data file has an extension of .DA2
  222.  
  223.        The file holding the setting used for each filename has an 
  224.      extension of .MDR.
  225.  
  226.        If you are using the default filename of DOCUMENT, then at 
  227.      the Detail level the following files would be created.
  228.  
  229.        DOCUMENT.DAT - Collector level data
  230.        DOCUMENT.DA2 - Advanced level data
  231.        DOCUMENT.MDR - Setting for the DOCUMENT files
  232.        DOCUME01.NDX - Index of document dates
  233.        DOCUME02.NDX - Index of senders
  234.        DOCUME03.NDX - Index of recipients
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240. DOCUME01.NDX